Bilgilendirme Politikası
Şirketimizin Bilgilendirme Politikası 5684 Sayılı Sigortacılık Kanunu, Türk Ticaret Kanunu hükümleri ve Zurich Temel Esasları ile Şirketimiz Yönetim Kurulu’nca onaylanan Kurumsal Yönetim İlkeleri uyum raporu çerçevesinde kamuya hangi bilgilerin açıklanacağını ile açıklama usul ve esaslarını belirler.
Bilgilendirme Politikası’nın temel amacı Şirketimizin finansal durumuna ve faaliyet sonuçlarına etki edebilecek ticari sır kapsamında bulunan ve açıklanmasında yasal sakınca bulunan bilgiler dışındaki finansal ve finansal olmayan bilgi ve açıklamaların Şirketimiz hissedarları ve kamu dahil tüm menfaat sahiplerine zamanında, doğru, anlaşılabilir, hızlı ve kolay erişilebilir biçimde kullanıma sunulmasıdır. Bu politika Genel Kurul onayı ile yürürlüğe girmiştir.
Şirketimizde bilgilendirme politikasının izlenmesi, gözetimi, geliştirilmesi ve kamunun aydınlatılması süreçlerinin etkinliği ve güvenilirliği Yönetim Kurulu'nun gözetim ve sorumluluğu altındadır. Aynı şekilde bu politika metninde değişiklik yapma yetkisi Yönetim Kurulu’nda olup, yapılacak değişiklikler yine bu politika kapsamında kamuya duyurulur.
Bu politikanın uygulanması sorumluluğu Genel Müdür ve Genel Müdür Yardımcıları ve idari sorumluluğu bulunan kişilerdedir.
İdari sorumluluğu bulunan kişiler; Şirketimizin yönetim veya denetim organlarının üyeleri ile Şirketimizin yönetim veya denetim organlarının üyesi olmadığı halde doğrudan ya da dolaylı olarak ortaklık ile ilişkili içsel bilgilere düzenli erişen ve Şirketimizin gelecekteki gelişimini ve ticari hedeflerini etkileyen idari kararlar verme yetkisi olan kişilerdir.
İdari sorumluluğu bulunan kişiler belirlenirken, kişilerin Şirket organizasyonu içerisindeki görevleri ve bu kişilerce erişilen bilginin içeriği kriter olarak alınmaktadır. Bu kapsamda, Yönetim Kurulu Üyeleri ve Denetçiler ile Genel Müdür ve Genel Müdür Yardımcılarının yanı sıra, Şirket'in bütününe ilişkin bilgiye erişimi bulunan ve aktif-pasif yapısı, kar-zarar, nakit akışı, stratejik hedefler vb. unsurları makro düzeyde etkileyebilecek idari kararlar verme yetkisi olan Genel Müdürlükteki bir kısım birimlerin yöneticileri idari sorumluluğu bulunan kişiler olarak belirlenmiştir.
Zurich Sigorta Bilgilendirme Politikası;
Şirketimiz kamuya açıklamada bulunurken, mümkün olan en basit kavram ve terimleri kullanır, ikilem yaratacak belirsiz ifadelerden kaçınır. Teknik terim kullanması gereken yerlerde, herkesin kolayca anlamasına imkan verecek şekilde açıklamalar da beraberinde verilir.
Yapılan bilgilendirmelere; açıklamadan yararlanacak kişi ve kuruluşların karar vermelerine yardımcı olacak şekilde, zamanında, doğru, eksiksiz, anlaşılabilir, analiz edilebilir, düşük maliyetle kolay erişilebilir ve eşit bir biçimde kamunun kullanımına sunulur.
Kamuya açıklanan bilgiler tarafsız olmalıdır. Şirketle ilgili tarafların bir veya birkaçının bilgi alma ihtiyaçlarını karşılayacak şekilde yapılan bilgi açıklamaları kabul edilemez. Şirketimiz hiçbir şart altında kendi aleyhine sonuçlar doğurabilecek bile olsa açıklanması gereken bilgilerin açıklanmasında tereddüt etmez.
Bilgilendirme politikası, ticari sır kapsamında bulunan ve açıklanmasında yasal sakınca bulunan bilgiler açısından kamuya açıklanma zorunluluğu doğurmaz. Kamuya açıklanan şirket bilgilerinin şirketimizin rekabet gücünü engelleyerek zararına neden olabilecek sonuçlar doğurmaması önem taşır. Şirketimiz ilgili mevzuatlar gereğince Şirket ve müşteri sırlarının saklanması ve kanunen açıkça yetkili merciler dışındaki kişilere açıklanmaması hususundaki yasal yükümlülüğüne titizlikle uyar. Bu yükümlülük Zurich Sigorta çalışanlarının yanı sıra, Şirket'in destek hizmeti aldığı kuruluş ve çalışanları için de geçerlidir.
Kamuya açıklanacak bilgiler, açıklama öncesinde belirli yatırımcılara veya ilgili taraflara duyurulmaz. Faaliyetleri nedeniyle şirket ile ilgili gizli bilgilere erişebilecek durumda olan bağımsız denetim kuruluşu, danışmanlık hizmeti veren kişi ve kuruluşlar, derecelendirme kuruluşları gibi kurumlar bu kuralın istisnasını oluşturur. Bu durumda, bilgiye ulaşanlar, söz konusu bilgiyi ticari sır prensibi ve etik kurallar çerçevesinde gizli tutarlar.
Sigortacılık mevzuatı, Türk Ticaret Kanunu ve ilgili diğer mevzuatlar çerçevesinde “şeffaflık ilkesine uygun” olarak, hazırlanan mali tablolar ve muhasebe politikaları ve faaliyet sonuçları gerçeğe uygun şekilde kamuya açıklanır. Periyodik mali tablolar mevcut mevzuat ve uluslararası muhasebe standartlar çerçevesinde, bağımsız denetim raporunda yer alan hususlar doğrultusunda kamuya açıklanır.
Finansal Tablo ve Dipnotları, Bağımsız Denetim Raporu ve Faaliyet Raporlarının Yayınlanması
Periyodik mali tablo ve mali tablo dipnotları, Şirketimizin gerçek finansal durumunu gösterecek şekilde, mevcut yasal mevzuat ve sigortacılık muhasebe standartları ve uluslararası finansal raporlama standartları, çerçevesinde hazırlanmakta ve mevzuatın öngördüğü dönemlerde bağımsız denetimden geçirilerek kamuya açıklanmaktadır.
Bağımsız denetim kuruluşumuz belirli aralıklarla rotasyona tabi tutulmakta olup, bağımsız denetim hizmeti aldığımız kuruluşlardan, bağımsız denetim hizmeti aldığımız dönemlerde, doğrudan veya dolaylı olarak danışmanlık hizmeti alınmamasına özen gösterilmektedir.
İlgili düzenlemeler çerçevesinde üçer aylık dönemler itibarıyla hazırlanan finansal raporlar, mevzuatta öngörülen süreler içerisinde Hazine Müsteşarlığı’na iletilir. Finansal sonuçlara ilişkin raporlara kurumsal internet sitesinde de yer verilir. Bunun yanı sıra ara dönem ve yılsonu bağımsız denetim raporları da kurumsal internet sitesi aracılığı ile kamuya açıklanır.
İlgili mevzuatta öngörülen şekilde hazırlanan ve bağımsız denetimden geçmiş yıllık faaliyet raporu Yönetim Kurulu tarafından onaylanarak genel kurula sunulur. Faaliyet raporu kamuoyunun şirketin faaliyetleri hakkında her türlü bilgiye ulaşmasını sağlayacak ayrıntıda hazırlanır. Genel kurul sonrasında, bu rapor kurumsal internet sitesinde yayınlanır.
Ayrıca, yılsonu finansal raporları, ilgili oldukları yılı takip eden yıl Nisan ayı sonuna kadar genel kurul onayı alınarak onay tarihten itibaren bir ay içinde yurt çapında dağıtımı yapılan ve son bir aylık asgari ortalama tirajı Hazine Müsteşarlığı’nca belirlenen günlük iki gazetede ilan edilir.
Basın temsilcilerinden gelen taleplerin yanıtlanması veya farklı gerekçelerle ihtiyaç duyulduğunda yazılı ve görsel medya aracılığıyla basın açıklamaları yapılabilir. Yazılı ve görsel medyaya basın açıklamaları Yönetim Kurulu Başkanı, Genel Müdür veya vekili ile söz konusu kişilerin uygun göreceği diğer yetkililerce yapılabilir.
Şirketimiz hakkında yurt içindeki basın-yayın organlarında yer alan haberler, profesyonel bir medya takip ajansı aracılığıyla takip edilmektedir. Bu çerçevede, kamunun aydınlatılmasına gerek duyulması durumunda, ilgili birimlerden gerekli bilgiler derlenmek suretiyle konuya ilişkin açıklama yapılmaktadır.
Şirketimiz ana sözleşme değişikliği, genel kurul toplantıları, sermaye artırımı gibi durumlarda Ticaret Sicili Gazetesi aracılığıyla gerekli ilan ve duyurular yapılmaktadır.
Şirketimiz, gerekli gördüğü durumlarda, finansal analistlere, yatırımcılara, kreditörlere, reasürörlere, aracılara, hissedarlara ve ilgili diğer 3. Şahıs ile kurumlara yönelik bilgilendirme toplantıları organize edebilir.
Toplantıların önceden belirlenmiş bir takvimi olmayıp düzenlenme sıklığı ihtiyaca göre belirlenir. Toplantılar yüz yüze olabileceği gibi, telekonferans veya video konferans gibi yöntemlerle de gerçekleştirilebilir. Toplantılarda açıklanan sunum ve raporlar, bilgiye ulaşımda hakkaniyet esası çerçevesinde kurumsal internet sitesinde kullanıma açılır.
Kurumsal internet sitesi kamunun aydınlatılmasında aktif olarak kullanılır. Site, Kurumsal Yönetim İlkelerinin ve mevzuatın öngördüğü bilgi ve verileri Türkçe ve İngilizce dillerinde içermektedir. Kamuya yapılan duyurular ile şirketimize ilişkin detaylı bilgi ve veriler, kurumsal internet sitesinde yer alır. Kurumsal internet sitesi, menfaat sahiplerinin bilgiye hızlı ve kolay erişimini sağlayacak şekilde organize edilir. Internet sitesinde güncel bilgiler yer alır. Karşılaştırmayı sağlamak amacıyla geçmişe yönelik mali tablolar ve faaliyet raporları, kurumsal internet sitesinde muhafaza edilir. Kaliteli bilgiye erişim imkanı olarak kurumsal internet sitesinin geliştirilmesine yönelik çalışmalara önem verilir.
Bilgilendirme politikası, Genel Kurul tarafından onaylandığı tarihte yürürlüğe girer.